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¿Sabes cuales son Lo requerimientos de Una Oficina Administrativa para una OTEC?


¿Sabes cuales son Lo requerimientos de Una Oficina Administrativa de Una OTEC ?

 

El Reglamento General de la Ley N° 19.518, señala que las entidades que opten a la calidad de Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC) deberán contar con una oficina administrativa apta e idónea en la región en la cual se solicita la inscripción correspondiente. La entidad postulante podrá tener dicha oficina a cualquier título.

 

La oficina administrativa deberá cumplir con los siguientes requisitos:

 

  • Separación: Deberá estar ubicada en un espacio físico claramente diferenciada y delimitada por paramentos opacos, respecto de otras personas jurídicas o naturales (oficinas individuales). La oficina administrativa no podrá encontrarse ubicada al interior de establecimientos; expendio de bebidas alcohólicas, máquinas tragamonedas y juegos de destreza, de espectáculos y establecimientos comerciales u otros similares que interfieran en el desarrollo seguro y de calidad de las funciones que desarrolla el OTEC, criterios que evaluará el funcionario que realiza la inspección.


  • Individualización: La oficina administrativa deberá contar con una adecuada identificación, claramente visible para los usuarios, a través de un letrero o placa que contenga la razón social o nombre de fantasía del Organismo Técnico de Capacitación. Este letrero o placa deberá indicar el horario de atención, con un mínimo de dos días comprendidos entre los días lunes y viernes, y dos horas mínimas, entre las 09:00 y 18:00 horas.


Para aclarar un poco como deberían ser las características de un letrero ideal:


  • Debe incluir la Frase: OTEC- Organismo Técnico de Capacitación.

  • Debe incluir el Nombre de Fantasía del Otec y la razón social completa junto con la naturaleza jurídica del OTEC (SpA, EIRL, Ltda, etc).

  • Horarios de Atención de Lunes a viernes entre las 09:00 y 18:00 hrs


Nota: Recuerde que se exige como mínimo un funcionamiento de 2 días y 2 horas a la semana.


  • Número de Teléfono corporativo.

  • Email corporativo.

  • Logo empresa.

 


Ejemplo de Letrero de  Atención de Público para una OTEC
Letrero de Atención de Público


  • Equipamiento mínimo: La oficina administrativa deberá contar con el mobiliario mínimo necesario para poder entregar un buen servicio, lo que se describe a continuación:


1.- Un Escritorio,

2.- tres sillas,

3.- un estante,

4.- computador con conexión a internet.

5.- Impresora,


Además de mantener, dentro de los mismos días y horarios que el organismo ha definido informado a la correspondiente Dirección Regional, el personal necesario a efectos de

proveer una adecuada atención a sus usuarios, participantes o partes interesadas.


Si la Oficina Administrativa se encuentra en un inmueble compartido con dos o más personas

jurídicas o naturales, de igual manera se deberá cumplir con todos los criterios señalados

precedentemente.


Podrá ser aceptada una Oficina Administrativa que se ubique al interior de un inmueble

habitacional, siempre que cuente con una entrada independiente al mismo y se cumpla con todas las exigencias establecidas anteriormente.


Se prohíbe el uso de las llamadas “oficinas virtuales”, atendido que el personal para la atención en ellas (normalmente secretarías o recepcionistas) solo tienen como objetivo colaborar en la

ejecución de tareas administrativas generales, tales como, tomar recados, apoyar en la recepción o despacho de correspondencia, digitación de trabajos, manejo de agenda, etc., y que normalmente no se involucran en la actividad particular de cada cliente, por lo tanto, no cuentan con un conocimiento acabado del negocio, y no consideran n capacitados para cumplir con el requisito de proveer una adecuada atención a los usuarios.


Si tienes dudas contactanos:


Fono: + 56 9 36954851





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