Ser OTEC en los periodos de pandemia no ha sido fácil, ya que han tenido que realizar cambios significativos en su metodología de trabajo, generando como Consecuencia:
Reducción de la nómina de personal,
Postergación de actividades de capacitación y por puesto retraso en el proceso de auditoria de vigilancia o re certificación.
Suspensión de toda actividad.
Esto ha llevado a el INN (Instituto Nacional de Normalización, https://www.inn.cl) a tomar medidas para enfrentar los procesos de auditoria y mitigar cualquier posible contagio, entonces en abril del 2020 se publicó una directriz la cual denominaron como DA-D54 y ya se encuentra en su versión 2 desde el 30 de junio del 2020, este documento hace mención a la metodología que las OCS (Organismo de Certificación de Sistemas) deben enfrentar en este proceso.
En el caso que no te haya tocado cursar este proceso, nosotros te daremos algunos tips de cómo se ecuentran tratando las certificadoras los proceso de auditorias.
1.- Las auditorias tendrán una duración similares a los tiempos establecidos en jornadas normales (sin pandemia) , pero es importante destacar, que los tiempos pueden postergarse debido que si las conexiones virtuales fallan o no se comparte la debida información de manera adecuada, además se podrá solicitar previamente documentación sin que esto genere reducción en los tiempos de auditoría.
2.- Se realizarán las reuniones de inicio y cierre mediante alguna herramienta de video conferencia o video llamada.
3.- Durante los días que dure la auditoría, el equipo auditor deberá entrevistar remotamente al personal clave del OTEC y ojo con esto, No se aceptarán entrevistas remotas con el consultor.
Teniendo clara la metodología , se debe saber cuales son las evidencias que la certificadora debe demostrar:
Fechas efectivas que se realizó la auditoria remota, indicando fechas/horas con entrevistas virtuales y fechas/horas con auditoría documental.
Fechas y duración de cada video conferencia o video llamada.
Evidencia de que información fue compartida y el mecanismo de compartir información utilizado.
Información del personal entrevistado a distancia y tiempo de duración de cada entrevista.
Información acerca de inconvenientes registrado durante la auditoría.
Tiempos adicionales fuera de lo planificado y las razones del por qué este tiempo adicional.
Listas de verificación de las normas correspondientes.
Otra información que el OCS (Organismo de Certificación de Sistemas) considere relevante.
Para las entrevistas la certificadora deberá contar con alguna herramienta de video conferencia o video llamada licenciada. No se aceptarán uso de herramientas de acceso gratuito. Esto debido a los requisitos de confidencialidad y manejo seguro de la información establecidos contractualmente entre el OCS (Organismo de Certificación de Sistemas) y el cliente. De la misma forma para compartir informacón, se deben tomar los resguardos necesarios para mantener la confidencialidad, integridad, y acceso, seguros a la información, entiéndase correos electrónicos y nubes de almacenamiento de información.
Qué pasa si se presentan No Conformidades en el proceso de auditoria remota, bueno el INN dice: Las eventuales no conformidades detectadas deberán ser resueltas en los plazos regulares dados por el OCS (Organismo de Certificación de Sistemas). Esto con el fin de la toma de decisión consecuente, ya sea para la mantención o recertificación.
No olvidar que independiente que el proceso sea remoto el OTEC debe poseer analisis completo de su sistema de gestión de la calidad:
· Auditoria Interna.
· Revisión por la Dirección (Gerencia).
· Plan de capacitación y detección de Brechas.
· Capacitaciones Ejecutadas y con todos los registros Asociados.
· Planificación Estratégica.
· Etc.
Dato importante para concluir, la duración de esta Directriz será válida hasta el 30 de septiembre de 2020, salvo que las condiciones sanitarias de Chile mejoren antes y se levanten todas las medidas gubernamentales al respecto.