Nuevo Manual de Procedimientos para OTEC: Todo lo que Necesitas Saber
El pasado 29 de noviembre de 2024, el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE) aprobó el Nuevo Manual de Procedimientos para el Registro, Actualización y Cese de Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC). Este documento establece importantes normas técnicas y operativas que los OTEC deben cumplir para garantizar un servicio de calidad y seguridad a los usuarios.
En este artículo, te explicamos los principales requisitos y aspectos clave que debes tener en cuenta.
Requisitos para las Oficinas Administrativas de los OTEC
Las oficinas administrativas de los OTEC deben cumplir con lo siguiente:
1. Accesibilidad:
Las oficinas deben estar adaptadas para personas con discapacidad o movilidad reducida, asegurando un acceso inclusivo.
2. Separación:
Es obligatorio que las oficinas estén en espacios privados, delimitados por muros o paramentos opacos, y diferenciados claramente de otras actividades o personas jurídicas.
3. Ubicación:
Las oficinas deben estar ubicadas en lugares accesibles para los usuarios, preferentemente en zonas comerciales o céntricas, considerando la seguridad del entorno.
4. Horario de atención:
Deben operar de lunes a viernes, entre las 9:00 y 18:00 horas, con al menos 4 horas diarias de atención. El rango horario debe estar claramente informado, incluyendo los horarios de colación del personal.
Características de la Infraestructura
• Identificación:
Cada oficina debe contar con un letrero visible de material sólido y rígido, con medidas mínimas de 40x50 cm, que indique la razón social o el nombre del OTEC y el horario de atención.
• Equipamiento mínimo:
Las oficinas deben tener al menos:
• Un escritorio,
• Tres sillas,
• Un estante,
• Un computador con conexión a internet,
• Una impresora.
• Condiciones físicas:
• Espacio mínimo de seis metros cuadrados.
• Señalización de vías de evacuación.
• Baño y sala de espera.
• Higiene, iluminación, ventilación y climatización adecuadas.
• Pasillos y corredores libres de obstáculos.
Prohibiciones Importantes
• Las oficinas administrativas no pueden estar ubicadas en viviendas, departamentos, coworkings compartidos, locales de expendio de alcohol o lugares inadecuados.
• Tampoco se permite que las oficinas se ubiquen en espacios que interfieran con el desarrollo seguro y de calidad de las funciones del OTEC.
Excepciones:
Se aceptan coworkings si el uso es exclusivo para el OTEC y se acredita con documentación.
Obligaciones Administrativas
• Contratos de trabajo:
El OTEC debe contar con los contratos del personal administrativo, disponibles para revisión en visitas técnicas de SENCE.
• Datos de contacto:
Es obligatorio registrar un número de teléfono y un correo electrónico institucional actualizado en el sistema RUDO. Además, debe incluirse un correo para el representante legal del organismo.
• Actualización permanente:
La información de contacto debe mantenerse actualizada, ya que SENCE verificará regularmente su cumplimiento.
¿Por Qué Es Importante Cumplir con el Nuevo Manual?
Cumplir con estas normas no solo garantiza la acreditación y el correcto funcionamiento de tu OTEC, sino que también asegura un servicio de calidad y seguridad para tus usuarios. Además, al estar alineado con los estándares exigidos por SENCE, podrás evitar sanciones y asegurar el éxito de tu organización.
Conclusión:
El nuevo manual de procedimientos de SENCE marca un paso adelante para fortalecer la calidad y la seguridad en los servicios de capacitación. Como OTEC, es fundamental adaptarse a estas nuevas normativas para seguir creciendo en el sector.
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