La Importancia de la Evaluación de Competencias en un Sistema de Gestión.
En la experiencia de Asesor, nos hemos percatado que el Recurso Humano es el último proceso que las organizaciones consideran, el cual se encuentra conformado solo por algunas capacitaciones anuales y estas se ejecutan con el único objetivo del cumplimiento del requisito normativo.
Siempre es importante destacar que existen excepciones a la regla, mientras más uno se sumerge en el análisis de las actividades de capacitación, nace con mayor fuerza la siguiente interrogante ¿La empresa evalúa la importancia de verificar el conocimiento adquirido? o que el funcionario capacitado ¿ha interiorizado la información y esta pueda ser aplicada a la organización?.
Lo primero que debemos hacer es interiorizar el concepto de competencias según lo estipulado en las normas de gestión ISO 9001, 14001 y 45001, todas en sus versiones vigentes:
ISO 9001:2015 - "7.2 Competencia"
La organización debe:
Determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad;
Asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas;
Cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;
Conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes.
ISO 14001:2015 - "7.2 Competencia":
La organización debe:
Determinar la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos bajo su control, que afecte a su desempeño ambiental y su capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos;
Asegurarse de que estas personas sean competentes, con base en su educación, formación o experiencia apropiadas;
Determinar las necesidades de formación asociadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental;
Cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente, o la contratación o subcontratación de personas competentes.
La organización debe conservar información documentada apropiada, como evidencia de la competencia.
ISO 45001:2018 - "7.2 Competencia":
La organización debe:
Determinar la competencia necesaria de los trabajadores que afectan o pueden afectar a su desempeño de la SST;
Asegurarse de que los trabajadores sean competentes, basándose en la educación, inducción, formación o experiencia apropiadas;
Cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;
Conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación de personas competentes.
Ley 20.267 de Chile "SISTEMA NACIONAL DE CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Y PERFECCIONA EL ESTATUTO DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO"
Para la legislación Chilena "COMPETENCIAS" son todas las actitudes, conocimientos y destrezas necesarias para cumplir exitosamente las actividades que componen una función laboral, según estándares definidos por el sector productivo.
Teniendo Claro la definición de competencias, ahora analizaremos el punto de ISO el cual copio textual:
"Cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
Las 3 normas de Gestión (9001, 14001 y 45001) hacen mención clara y precisa sobre este punto se debe evaluar la eficacia de las acciones tomadas y ahora nace la siguiente pregunta ¿cómo evaluamos estas acciones?
Vamos a tomar como ejemplo que un funcionario de la organización realizó el curso de Auditor Interno (da lo mismos la norma) y debemos evaluar la eficacia de la capacitación ¿cómo lo hacemos?.
Paso 1: Debemos determinar un plazo prudente posterior a la actividad de capacitación para verificar que el funcionario capacitado haya interiorizado los conceptos, en esta oportunidad asumiremos que son 3 meses posterior a la capacitación.
Paso 2: Seleccionar dentro de la Organización un funcionario con competencias sobre el área a evaluar por ejemplo: Auditor Lider del Sistema de Gestión de la Organización.
Paso 3: El Auditor Líder debe comenzar a realizar pruebas de conocimiento al evaluado, como por ejemplo; El evaluado debe realizar los programas y plan de auditoría del siguiente proceso, verificar la redacción de la NC pendientes.
Paso 4: Posterior al Análisis de conocimiento documental, pasamos al proceso de auditoría
In Situ, donde el "Alumno" estará solo como auditor en entrenamiento, no opinará, no emitirá juicio ni realizara informe, solo Observará.
Paso 5: En el siguiente proceso de auditoría el "Alumno" será parte del equipo de auditores donde el Auditor Líder Observará la metodología utilizada n el proceso de auditoría interna y la confección de informes del mismo proceso.
Paso 6: En el caso que el "Alumno" cumpla con todos los requisitos establecidos por la organización, el Auditor Líder emitirá un informe a la Alta Dirección dando el VºBº recomendado al alumno continuar para futuros procesos internos.
Ahora en el caso que se determine que este no cumple con los requisitos establecidos se deberá ver dónde ha tenido desviaciones y esas deben ser reforzadas ¿Cómo?; capacitaciones internas, guías y consejos de otros auditores y en el peor de los casos capacitar nuevamente al funcionario.
Como conclusión, la evaluación de las competencias se puede medir de diferentes formas, una de ellas es mediante la capacitación y la eficacia de ella, por eso la organización debe contar con personal competente con el objetivo de guiar a todo el personal capacitado posterior proceso y así estos puedan aplicar sus conocimientos en la organización y ser un aporte real para ella.
Fuentes:
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
ISO 45001:2015
Ley 20.267 de Chile "SISTEMA NACIONAL DE CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Y PERFECCIONA EL ESTATUTO DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO"