COMO SE COMPONE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA OTEC (Documentos Obligatorios)
Antes de comenzar identificar cuales son los documentos que son obligatorios por esta norma de gestión primero debemos saber cual es la diferencia entre un Documento y Registro:
4.2.3 Control de los documentos = Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad se deben controlar a fin de asegurar que estén completos, actualizados, identificados y disponibles para el personal que lo requiera. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con 4.2.4.
Se debe establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) aprobar los documentos para ver si son adecuados, antes de su emisión;
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente;
c) asegurar que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los documentos;
d) asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso;
e) asegurar que los documentos permanecen legibles y son fácilmente identificables;
f) asegurar que los documentos de origen externo, que el OTEC determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución; y
g) prevenir y evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
NOTA Para abordar lo solicitado en la letra g) se deben considerar las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
4.2.4 Control de los registros =Se deben controlar los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos de esta norma, así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad.
El OTEC debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
Teniendo claro que es un procedimiento y registro, nos damos cuanta que ambos menciona la frase que se debe establecer un procedimiento documentado.
Definición Procedimiento documentado = Procedimiento establecido, documentado, implementado y mantenido.
NOTA Un documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos. Un requisito relativo a un procedimiento documentado se puede cubrir con más de un documento.
Los Procedimientos exigibles por la norma son:
Control de los documentos.
Control de los registros.
Auditoría interna.
Control del servicio no conforme.
Acciones correctivas.
Acciones preventivas.
Adicional la organización debe contar con:
Manual de la Calidad.
Política de la calidad.
Objetivos de la calidad.
Informe de revisión por la Dirección (Gerencia).
Perfiles o Descriptores de Cargos.
Planificación estratégica y financiera.
Procedimiento Operativos los cuales pueden ser: Diseño y Desarrollo de las actividades de capacitación - Venta y Comercialización.
Procedimiento de Comunicación con el Cliente (este pue deseo opcional ya que lo puedes describir en el manual).
Procedimiento de compras y selección de proveedores (este pue deseo opcional ya que lo puedes describir en el manual).
Nota Importante = Cada Procedimiento esta acompañado por Registros y esos deben ser coherentes con los requerimientos del punto normativo y el mismo procedimiento exponga.